Lasst uns mal über euren E-Mail-Posteingang plaudern. Wie sieht es dort aus? Während viele versuchen, ihre Bude mit der Marie Kondo Methode in Schuss zu halten, bin ich der Meinung, der virtuelle Schreibtisch könnte sicherlich bei vielen auch ein wenig Aufmerksamkeit gebrauchen. Beginnen wir doch heute mal beim E-Mail Postfach.
Fühlt ihr euch schon morgens erschlagen, wenn ihr eure Mailbox öffnet? Wehen euch gefühlt tausend Briefe entgegen? Ich finde es so unglaublich lebensbereichernd, eine Zen Inbox zu kultivieren, das Chaos dort zu entstören.
So kreiert ihr eine Zen Inbox
Eine Zen Inbox gibt mir das gleiche Gefühl wie eine emsig aufgeräumte Wohnung. Ich kann atmen, mich ausdehnen und mein Verstand kann sich entspannen. Ich persönlich nutze von Anfang an Gmail. Mittlerweile ist das System perfekt ausgeklügelt, und ich fühle mich mit den Funktionen dort maximal unterstützt. Dazu gleich mehr.
Deaktiviert eure Desktop-Benachrichtigungen
Ich finde nichts störender, als beim Schreiben ständig eine Benachrichtigung zu erhalten, dass eine Mail reingekommen ist. Das stresst mich ungemein.
Ich möchte in Ruhe meine Arbeit machen. Für mich gibt es am Tag zwei Zeiten, an denen ich meine Mails checke. Morgens und nachmittags. Das war’s.
Das reicht vollkommen, obwohl ich täglich um die hundert E-Mails erhalte, drehe ich nicht durch und denke, dass ich immer sofort antworten muss. Für alles seine Zeit! Übrigens habe ich auf meinem Mobiltelefon keine Mail-App installiert. Somit komme ich da auch nicht in Versuchung, nachzuschauen und kann fokussiert bleiben.
Löscht mindestens alle E-Mails, die älter sind als drei Monate
Ich bin da noch ein wenig radikaler, ich lösche sogar alles, was in meine Inbox kommt, sobald ich es gelesen habe. Gut, ich habe um die drei Ordner, in die ich wichtige Mails verstaue, aber auch dort sind wenige Nachrichten drin. Sobald ich auf eine Nachricht geantwortet habe, lösche ich sie. Punkt.
Stellt eure Mails zurück
Für alles in der Woche habe ich einen Tag oder eine bestimmte Zeit. Wann ich E-Mails für den Blog beantworte, wann ich Rechnungen bezahle oder Termine für ätherische Öle Konsultationen annehme. Wenn eine E-Mail am Montag mit einer Rechnung hineinkommt, und ich Rechnungen immer donnerstags begleiche, dann stelle ich diese Mail auf Donnerstag ein, sodass sie ganz frisch noch mal aufploppt.
Das kann ich mit Gmail wunderbar machen. Dafür klickt ihr bei Gmail einfach in der Mail auf die Uhr rechts, dann erscheint die Option “Zurückstellen”, dort könnt ihr alles eingeben. So vergesse ich keine Mail. Keine liegt einfach so in meinem Posteingang herum.
So mache ich das auch mit Event-Tickets oder Reisen, ich lasse die Mails einfach 1-2 Tage vorher noch mal in meiner Mailbox erscheinen. Wenn ich morgens eine E-Mail erhalte, ich sie aber erst nachmittags beantworten kann oder möchte, dann kann ich auch diese Mail auf eine bestimmte Uhrzeit verschieben, sie kommt dann noch mal ganz neu in meine Mailbox. Hilft mir ungemein, fokussiert zu bleiben.
Erstellt nicht zu viele Ordner
Ich habe ja eben schon erwähnt, dass ich nur wenige Ordner habe. Seid achtsam und stopft nicht alles in sie hinein.
Sonst habt ihr schnurstracks einen virtuellen Keller, der komplett zugemüllt ist.
Ich finde, dadurch, dass ich Mails immer zurückstellen kann, kann ich sie gut zu bestimmten Zeiten bearbeiten und vergesse sie dann auch nicht. Das erspart mir Ordner wie “follow up”, “to-do” oder ähnliches. Alles, was getan ist, wird gelöscht.
Verbannt Newsletter
Bei Newsletter, die ich nicht mehr erhalten möchte, mache ich mir nicht die Mühe, sie abzubestellen. Ich blockiere einfach Newsletter, die mich nicht mehr interessieren. Sehr zeitsparend. Diese Funktion liebe ich sehr bei Gmail. Ich bekomme kaum Newsletter, nur wirklich ausgewählte. Herrlich!
In meinem sehr geschäftigen Alltag versuche ich, meinen Kopf klar und so gut es geht, frei von Unsinn zu halten. Meine Inbox ist nachmittags immer komplett leer. Eine Zen Inbox ist ein Segen für den Verstand. Probiert es mal aus.
Eure Madhavi
© Maria Schiffer
